【HSPにおすすめ】これで仕事もスムーズ！私が実践している、質問する時・説明を聞く時のひと工夫！！
今日は私が普段実践している、質問する時・説明を聞く時のひと工夫をご紹介します。
これは、自分がHSPの気質があると気づく前から心がけていることで、HSPでなくても有効な方法だと思います。意識するようになってから、落ち着いて質問できるし、意思の疎通もスムーズになった実感があります！
質問するのが苦手、会話している間にこんがらがってしまうという方は、是非参考にしてみて下さい！役に立つ情報があれば幸いです。
※3000字位の長文になってしまったので、億劫だったら何回かに分けて読んでくださいね。
質問する時・説明を聞く時のひと工夫
HSPは、情報の処理能力が深いという特徴があります。そのため、何事も先のことまで想定し、全体像を把握し、筋道が立ってから取り掛かる傾向があります。
それがしばしば、仕事では不利に働くことも。すぐに処理してほしいことや、期日がせまっている案件などは、あまりじっくり考えている時間がありません。
もちろん、過去にやったことがあれば、手早く処理すること自体は問題ないのですが、初めてやる作業についてはどうしても様々な疑問が浮かび、手が止まりがちになってしまいます。
私自身こうした経験を多くしてきました。
例えば、「とりあえず、Excelに移してくれればいい」と言われても、次にこれをどうしたいのか、どんな完成形を求められているかによって対応が変わってくるため、全体像を把握できないと気持ち悪いのです。
それから私の経験上、「とりあえず、Excelに移してくれればいい」という指示をしてくる人に限って、「いや、移すだけって言ったけど、ここは普通こうするでしょ？それくらいわかるじゃん。」とか言ってきちゃうタイプで、あとからトラブルになったり、余計な作業が増えたりすることが往々にしてあります。
「後々の無駄な作業を出さないためにも、自分が仕事を覚えるためにも、ちゃんと情報を入れておきたいが、手早くやった方がいいことは重々理解しているので、その辺を妥協せず、かつスムーズに業務を進めたい！」という思いが、ご紹介する工夫にたどり着いたのです。
※HSPの特徴や仕事に対する考え方について、下記の記事で紹介しています。詳しく知りたい方は、こちらもどうぞ☟
ゆっくり話す
会話の基本ですね。HSP関係なく「相手が聞き取りやすい速度で話すのが良い」というのは、色々な場面で言われていることではないでしょうか。
そんな基本的なことをわざわざ紹介する理由は３つあります。
- 自分が聞きたいことを間違いなく話すため
- 間違いなく話せていることを、自分で聞いて確認するため
- 相手のペースに巻き込まれないため
HSPの特徴の中に「自分の話している内容が変じゃないか気になる」というのがあります。
私は明らかにコレです。そのため、話に集中できず、だんだんと何が言いたかったのかわからなくなることがありました。それに対し回答があっても、まだ自分から発せられた言葉を気にしている部分があり、相手の話を集中して聞けないのです。
そのため、「自分で、自分の話している内容が理解できる速度」を意識しています。これによって「自分が考えていたことと、口から出ている言葉に相違ないこと」を確認しながら話せるため安心できます。
また、忙しい時には相手も焦っていることも多く、悪気が無くても早口になったり乱暴な口調になったりすることも。ゆっくり話すことは、そのペースに巻き込まれないためにも有効です。こちらが落ち着いてると相手も我に返り、冷静に話を進めることができたりします。
できるだけ具体的に「何を、なぜ知りたいか」説明する
話すペースの次に気を付けているのは、「なぜ知りたいか」をちゃんと説明することです。要は、質問の意図を伝えるのです。
専門用語がわからないとかだったら、そのまま聞いてしまえばいいのですが、手順や方法については質問するのにコツがいると思っています。
これについては、実際の失敗例を用いて説明します。
私はある業務の一部で「この情報を調べたい時には、Aという部署に、この資料を持っていって聞いてきてね」と説明を受けました。しかし、他の確認作業はほとんどがメールでのやりとりで、定型のフォームを使っていました。
そこで私は「なんでこれだけ、このやり方なんだろう？」と引っかかり、同時に「メールにExcel添付して、それに入力してもらった方が、間違いがないし管理しやすい」と考えました。
しかし、頭の整理がつかないまま質問したために「えーと、この書類を、A部署に持っていって、手書きで書いてもらうんですか？」と頭に浮かんだままの質問をしてしまいました。お恥ずかしい。。。
すると相手は、今の説明がわからなかったのだと思い、もう一度同じ説明を始めてしまいました。
ここでは「Excelを使ってのやり取りの方が間違いもなく管理しやすいので、特に問題がなければそうしたいのですが、この書類だけ直接聞きに行くのには、何か理由がありますか？」と聞くのが良いのではないかと思います。
私が質問しなおすと、「前任者から引き継いだままやってしまっていて、なぜその手順なのかはわからない。」とのことで、改めてA部署に手順を確認し、正しい方法を周知するに至りました。
このように、意図がわかれば相手も答えやすくなります。
「聞き洩らしたかもしれないから、もう一度説明が聞きたい」のか、「ゴールが同じであれば、別の方法でもいいのかを知りたい」のか。
5W1Hとまではいかなくても、「何を、なぜ知りたいのか」を意識して質問すると意思の疎通がスムーズにいきます。
過剰な愛想を振りまかない
私が人生の中で反省していることナンバーワンはコレです。
これも気にしいな性格が原因なんですが、母からの教えや学生時代バイトで接客業をやっていた影響もあって、「人と話すときは愛想よく！返事はしっかり！」が染みついてしまっていました。
しかし、TPOが大事で、現在はお客様相手の接客業ではなく営業事務。スピードと正確性が求められる業務ですので、必要以上に笑顔をつくったり、声のトーンを気にしたり、返事を快活にする必要はないのです。
また、職場に一人はいる話好きな方、テンションを合わせたり話をちゃんと聞いたりしていましたが、それも辞めました。
HSPはただでさえ多くの情報を処理していて脳が疲れやすいのに、同時に笑顔・声・返事・・・と意識することが多くてはエネルギーが持ちません。
それよりも、私は下記の３つにエネルギーをまわすようにしました。
- 話を理解する
- メモをとる
- 質問内容をまとめる
表面上のことよりも、耳と脳みそに神経を集中させるのです。「理解する・覚える・考える」という作業だけをさせてあげることで、昔より飛躍的に理解力がついたと思います。
ちなみに、わざわざ「メモを取る」を入れたのは、話と連動していないとメモが無駄になってしまうため、メモの取り方も重要になってくるからです。それについてはまた別の機会にご紹介できたらと思います。
まとめ
私が実践している、質問する時・説明を聞く時のひと工夫をまとめると、以下の通りになります。
- “自分の話している内容が理解できる速度”を意識してゆっくり話す
- ゆっくり話すと相手のペースに巻き込まれなくなる
- 質問する時は「何を、なぜ知りたいか」という意図を伝えると、相手が答えやすい
- 脳にエネルギーを譲り、情報処理能力の精度を上げる
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これらができるようになると、一度の説明でより多くのことが理解でき、的確な質問ができるため、自身の学びも仕事も効率よくできるようになる！！
単純なことに思えますが意識してみると、意外と早口なことに気づいたり、うまく質問がまとまらなくて「あー」とか「えー」とか言ってたりします(笑)。
私はすぐにできるようにはならなかったので、時間をかけて訓練しました。 最近では「この疑問や気づきは、変なことではなく必要なこと！」と思えるようになってきました。
是非悩んでいる方は一つだけでも試してみて下さいね！
生きづらさが少しでも軽くなりますように！
